Début de la mise en place du nouveau business case PersoPoint

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Bonne nouvelle, le trajet de transformation pluriannuel pour la mise en œuvre du nouveau business case de PersoPoint a commencé ! Ce projet vise à améliorer la qualité et l'efficacité des services de PersoPoint à long terme, notamment en augmentant la participation des clients mais également en optimisant et en numérisant les services et le fonctionnement interne.

Découvrez toutes les informations concernant les différents trajets de ce programme, sa raison d'être, les objectifs des différents trajets et ce que celui-ci implique pour les clients actuels ou futurs et pour PersoPoint même.

Pourquoi ce trajet de transformation ?

Depuis 2016, plusieurs services publics fédéraux se sont affiliés à PersoPoint pour la gestion centralisée de leurs processus d’administration des salaires et du personnel. Bien que les onboardings se poursuivent activement, il a été décidé en 2021 d'évaluer à nouveau de manière critique le modèle communément admis de PersoPoint et de voir quelles évolutions sont nécessaires pour rendre la coopération avec les clients plus efficace.
Un trajet de transition pluriannuel a dès lors été engagé, avec un accompagnement externe de KPMG. Le calendrier de ce trajet se présentait comme suit :
- La première phase était axée sur l’évaluation de la situation AS IS, basée sur une enquête interne et auprès des clients.
- La deuxième phase visait à élaborer un nouveau « PersoPoint 2.0 » tourné vers le futur, axé sur la réalisation de gains d'efficience et assorti d'un plan de transition pluriannuel pour atteindre le modèle souhaité.
- Aujourd'hui, nous vous informons au sujet de la troisième phase, à savoir la transition proprement dite qui bat son plein sous le titre fonctionnel de « opérationnalisation du nouveau modèle de gestion pour PersoPoint 2.0 ».
 

Quelles sont les lignes directrices du nouveau business case ?

Dans les prochaines années, PersoPoint engagera une transition pluriannuelle qui, outre l’ambition financière de réaliser des gains d’efficience, visera les trois objectifs stratégiques suivants :

  1. Numérisation des processus
  2. Orientation client dans l’offre de services
  3. Amélioration continue de son fonctionnement interne

Pour y parvenir, un ambitieux plan de transition pluriannuel a été élaboré, avec toute une série de projets s’inscrivant dans différents axes de travail.

Quels sont les axes de travail et leurs objectifs ?

Les différents trajets et projets de cette transition pluriannuelle menée en collaboration avec KPMG s'articulent, en termes de structure et de suivi, autour de plusieurs axes de travail :

  • Axe de travail 1 : Gestion des programmes et du changement : le but est de mettre en place une structure de programme, d’en suivre et d’en piloter l’avancement et la qualité, rapportage inclus, et de faciliter la réalisation d'activités visant à faire accepter les changements dans l'organisation, y compris des actions de communication.
  • Axe de travail 2 : Organisation : le but est de réaliser des améliorations organisationnelles concernant, entre autres, l'optimisation des organes de consultation, la documentation et l'optimisation des rôles et des responsabilités, l'augmentation du partage des connaissances.
  • Axe de travail 3 : Processus / Numérisation : le but est de procéder à l'optimisation des processus d'une part, et à la numérisation d'autre part, en améliorant et en poursuivant le déploiement d'un système de case management qui automatisera de plus en plus les processus administratifs...
  • Axe de travail 4 : Automatisation : enfin, le quatrième et dernier axe de travail a pour but d'augmenter l’efficience du fonctionnement de PersoPoint et de réduire le travail manuel en réalisant plusieurs trajets d’automatisation.

Qu'est-ce que cela signifie pour le domaine RH à long terme ?

  • L'amélioration de la qualité de la prestation de services par une numérisation plus poussée des processus PersoPoint actuels et l’optimisation de l’organisation des équipes et des ressources
  • Une nouvelle structure de gouvernance performante (notamment par l’optimisation du comité de pilotage stratégique et la création d’un nouveau forum clients)
  • La réalisation de gains d’efficience par une automatisation plus poussée, conduisant à terme à des économies sur le nombre d'ETP déployés dans le domaine des RH.

Comment rester informés ?

Bien entendu, nous vous tiendrons informés de l'évolution et de l'impact de la transition sur votre fonctionnement quotidien pendant toute la durée de la transition. Pour y veiller, nous lançons, entre autres, les actions de communication et de changement suivantes :

  • Élaboration d'un plan de communication pour la transition
  • Communication via cette newsletter bimestrielle
  • Communication par le biais de réunions avec les clients organisées par PersoPoint
  • Consultation d'acteurs clés internes et externes dans les différents projets.

Enfin, une caisse de résonance externe pour la communication et le changement sera mise en place pour harmoniser ces actions et procéder aux ajustements nécessaires.

Qui est impliqué dans le projet ?

La DG PersoPoint et KPMG unissent leurs forces pour mener à bien ce projet pluriannuel. Liliane Verreyen (Directeur PersoPoint) endosse le rôle de sponsor du projet et est soutenue par le chef de projet interne Veerle Peijffers (Project Manager PMO) ainsi que par le chef de projet externe Kim Leemans (KPMG).

En outre, tant les collaborateurs que les clients de PersoPoint sont consultés à des moments opportuns dans le cadre des différents projets et enfin, le programme fait rapport, comme stipulé dans le business case, au comité de gestion stratégique renouvelé avec une sélection de représentants des clients.

Contact : Vous avez des questions ?

Si vous avez des questions au sujet de ce trajet pluriannuel, n’hésitez pas à prendre contact avec notre collègue Veerle Peijffers (veerle.peijffers@bosa.fgov.be) ou avec Kim Leemans (kleemans@kpmg.com).