Start implementatie vernieuwde business case PersoPoint

image/jpeg

Goed nieuws, het meerjarig transformatie traject voor de implementatie van de vernieuwde business case van PersoPoint ging van start! De bedoeling is de kwaliteit en efficiëntie van de dienstverlening van PersoPoint op termijn te verbeteren door o.a. het verhogen van klanteninspraak alsook de optimalisering en digitalisering van de dienstverlening en interne werking. Ontdek hier meer informatie over de verschillende trajecten binnen dit programma alsook waarom dit programma werd opgezet, wat de doelstellingen van de verschillende trajecten zijn en wat dit voor u als HR-professional bij de huidige of toekomstige klanten alsook bij PersoPoint zelf betekent.

Waarom dit transformatietraject?

Sinds 2016 werden verschillende federale overheidsdiensten aangesloten bij PersoPoint voor het centraal beheer van hun personeels- en loonadministratie-processen. Hoewel de onboardings op heden nog volop lopen werd in 2021 beslist het algemeen gedragen businessmodel van PersoPoint nog eens kritisch te evalueren en te bekijken welke evoluties er nodig zijn om de samenwerking met de klanten efficiënter te laten verlopen.

Onder externe begeleiding van KPMG werd er daarom een meerjarig transitie traject gestart. De timing van dit traject zag er als volgt uit:

  • De eerste fase was gericht op de evaluatie van de AS IS situatie gebaseerd op zowel interne alsook klantenbevragingen.
  • De tweede fase was gericht op de uitwerking van een nieuwe toekomstgerichte “PersoPoint 2.0” met de focus op het behalen van efficiëntiewinsten alsook een meerjarig transitieplan om tot dit gewenst businessmodel te komen.
  • Vandaag informeren wij u over de derde fase, oftewel de transitie zelf die volop aan de gang is met de werknaam “operationalisering van het nieuwe businessmodel voor PersoPoint 2.0”.

Wat zijn de krijtlijnen van de vernieuwde Business Case?

In de komende jaren zal PersoPoint een meerjarige transitie opstarten waarin ze naast de financiële ambitie om efficiëntiewinsten te verwezenlijken  de volgende drie strategische objectieven nastreeft:

  1. Digitalisering van de processen 
  2. Klantgerichtheid in het dienstenaanbod
  3. Continue verbetering van haar interne werking 

Om dit te bereiken werd er een ambitieus meerjarig transitieplan opgesteld met een heel aantal projecten die opgenomen worden in een aantal werkstromen.

Wat zijn de werkstromen en hun doelstellingen?

De verschillende trajecten en projecten binnen deze meerjarige transitie in samenwerking met KPMG worden als volgt gestructureerd en opgevolgd in werkstromen:

  • Werkstroom 1: Programma - & Change Management: heeft als doel het opzetten van een programmastructuur, het opvolgen en sturen van de voortgang en kwaliteit inclusief rapportering en het helpen uitvoeren van activiteiten voor de aanvaarding van de veranderingen in de organisatie inclusief communicatie acties.
  • Werkstroom 2: Organisatie: heeft als doel de realisatie van organisatorische verbeteringen omtrent onder andere de optimalisatie van overlegorganen, documenteren en optimaliseren van rollen en verantwoordelijkheden, verhogen van kennisdeling, …
  • Werkstroom 3: Processen/ Digitalisering: heeft als doel om procesoptimalisatie enerzijds en digitalisering anderzijds door te voeren door het ‘upgraden’ en verder uitrollen van een zogenaamd ‘casemanagement’ systeem dat de administratieve processen in toenemende mate zal automatiseren.
  • Werkstroom 4: Automatisering: Tot slot heeft de vierde en laatste werkstroom tot doel de efficiëntie van de werking van PersoPoint te verhogen en manueel werk te verminderen door het realiseren van verschillende automatiseringstrajecten.

Wat betekent dit op termijn voor het HR-domein?

  • Een verhoogde kwaliteit van de dienstverlening door verdere digitalisering van de huidige PersoPoint processen en een geoptimaliseerde inrichting van de dienstverlenende teams en resources
  • Een nieuw performante governance structuur (o.a. door de optimalisering van het strategisch stuurcomité en de oprichting van een nieuw klantenforum)
  • Het behalen van efficiëntie winsten door verdere automatisering met op termijn een besparing van het aantal VTE’s ingezet binnen het HR-domein als gevolg.

Hoe blijven jullie op de hoogte?

Uiteraard zullen wij jullie gedurende de rest van het verloop van de transitie op de hoogte houden van de vorderingen alsook de impact hiervan op uw dagdagelijkse werking. Om dit te garanderen starten wij o.a. volgende communicatie en verander acties op:

  • Opmaak van een communicatieplan voor de transitie
  • Communicatie via deze tweemaandelijkse nieuwsbrief
  • Communicatie via klantenmeetings georganiseerd door PersoPoint
  • Consultatie van interne en externe sleutelfiguren in de verschillende projecten

Ten slotte zal er een extern klankbord voor communicatie en change opgestart worden om deze acties af te stemmen en waar nodig bij te sturen

Wie is er betrokken bij het project?

DG PersoPoint en KPMG slaan de handen in elkaar om dit meerjarig project tot een goed einde te brengen. Liliane Verreyen (Directeur PersoPoint) neemt hierbij de rol op van projectsponsor en wordt ondersteund door de interne projectmanager Veerle Peijffers (Project Manager PMO) alsook de externe projectleider Kim Leemans (KPMG).

Verder worden zowel de PersoPoint medewerkers alsook de klanten op gepaste tijden geconsulteerd binnen de verschillende projecten en rapporteert het programma ten slotte zoals in de business case bepaald werd aan het vernieuwde strategisch beheerscomité met een selectie van klantenvertegenwoordiging.

Contact: Vragen?

Mocht u nog vragen hebben over dit meerjarige traject aarzel dan niet om contact op te nemen met collega Veerle Peijffers (veerle.peijffers@bosa.fgov.be) of Kim Leemans (kleemans@kpmg.com).